Zmiana operatora apartamentu na wynajem krótkoterminowy może być uzasadniona, gdy właściciel nie jest zadowolony z wyników, jakości obsługi, raportowania lub sposobu zarządzania cenami. Sama decyzja o zakończeniu współpracy to jednak dopiero początek procesu. Trzeba ustalić, co stanie się z przyszłymi rezerwacjami, kalendarzem, ofertami na portalach OTA, opiniami gości, dostępem do systemów, rozliczeniami i kluczami do nieruchomości.
Dlatego operatora nie powinno się zmieniać impulsywnie. Najpierw warto sprawdzić wyniki na tle rynku, przeanalizować umowę, a następnie zaplanować przekazanie apartamentu tak, aby ograniczyć ryzyko przerwy w sprzedaży.
Przed zmianą operatora apartamentu warto sprawdzić:
Najważniejszym celem powinno być zachowanie ciągłości sprzedaży i obsługi gości.
Najczęściej powodem nie jest pojedynczy słabszy miesiąc.
Wyniki najmu krótkoterminowego zmieniają się wraz z sezonem, popytem, wydarzeniami, pogodą, strukturą rezerwacji i sytuacją konkurencyjną.
Niepokój właściciela powinny wzbudzać raczej powtarzające się problemy.
Mogą to być:
Zmiana operatora powinna więc wynikać z analizy, a nie wyłącznie z niezadowolenia z jednego wyniku.
Nie zawsze.
To jeden z najczęstszych błędów przy ocenie operatora.
Obłożenie należy analizować w kontekście rynku.
Jeżeli w danym miesiącu apartament osiągnął 45% obłożenia, sama wartość niewiele mówi. Jeżeli porównywalny rynek osiągnął 30%, wynik może być relatywnie dobry. Jeżeli rynek osiągnął 70%, sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Dlatego warto porównywać co najmniej:
Operator powinien umieć wyjaśnić, dlaczego apartament osiąga określone wyniki.
Właściciel może być zadowolony, gdy kalendarz jest niemal pełny.
Nie oznacza to jednak automatycznie maksymalizacji wyniku finansowego.
Rozważmy prosty przykład.
Apartament A osiąga:
Apartament B osiąga:
Przy 30 dostępnych dobach:
Apartament A:
27 × 300 zł = 8 100 zł
Apartament B:
22,5 × 400 zł = 9 000 zł
Mimo niższego obłożenia drugi apartament generuje wyższy przychód z dostępnych dób.
Dlatego przy ocenie operatora trzeba analizować również RevPAR.
Pierwszym krokiem powinien być audyt dotychczasowej współpracy.
Właściciel powinien odpowiedzieć sobie na kilka pytań.
To podstawowy benchmark.
Nie należy porównywać wyniku apartamentu w Międzyzdrojach z apartamentem w Warszawie ani lokalu premium z nieruchomością o zupełnie innym standardzie.
Benchmark powinien obejmować możliwie podobne nieruchomości.
Warto przeanalizować nie jeden miesiąc, ale dłuższy okres.
Szczególnie przydatne są:
Dobry raport nie powinien być wyłącznie zestawieniem liczb.
Operator powinien wyjaśnić:
Jeżeli właściciel rozważa zmianę operatora, jednym z pierwszych dokumentów, do których powinien wrócić, jest umowa.
Należy sprawdzić przede wszystkim:
Nie należy zakładać, że każda umowa operatorska działa w taki sam sposób.
Apartament może mieć rezerwacje dokonane wiele tygodni lub miesięcy wcześniej.
Dlatego zakończenie współpracy z operatorem nie oznacza automatycznie, że jego kalendarz od określonego dnia staje się pusty.
Przykładowo właściciel może zakończyć współpracę w październiku, ale w systemie znajdować się mogą już rezerwacje na:
Trzeba dokładnie ustalić, kto będzie odpowiadał za realizację tych pobytów.
Sposób postępowania zależy od umowy, kanału sprzedaży oraz zasad konkretnej platformy.
Dlatego przed zmianą operatora trzeba ustalić dla każdej przyszłej rezerwacji:
Nie należy samodzielnie anulować rezerwacji bez wcześniejszego sprawdzenia konsekwencji.
Anulowanie może oznaczać problemy dla gościa, koszty, pogorszenie statystyk oferty lub inne konsekwencje wynikające z zasad kanału sprzedaży.
Nie można zakładać, że wszystkie rezerwacje da się po prostu przenieść z jednego systemu do drugiego.
Sytuacja zależy między innymi od:
Dlatego migrację należy planować odpowiednio wcześniej.
To jeden z najważniejszych elementów zmiany operatora.
Właściciel powinien wiedzieć, na czyim koncie znajduje się oferta apartamentu.
Możliwe są różne modele.
Oferta może funkcjonować:
Ma to znaczenie dla dalszego funkcjonowania oferty po zakończeniu współpracy.
Opinie są jednym z najcenniejszych aktywów oferty w najmie krótkoterminowym.
Wpływają na:
Nie należy jednak zakładać, że historia opinii zawsze automatycznie przejdzie do nowego operatora.
Zależy to od platformy, konfiguracji konta i sposobu publikacji oferty.
Dlatego kwestię tę trzeba sprawdzić jeszcze przed wypowiedzeniem umowy.
Czasami może okazać się to konieczne.
Nowa oferta oznacza jednak start bez części historii sprzedażowej związanej z dotychczasową publikacją.
Może to oznaczać konieczność ponownego budowania:
Dlatego sposób migracji powinien być ustalony indywidualnie dla konkretnego apartamentu i kanału.
Nowy operator musi wiedzieć, które terminy są rzeczywiście dostępne.
Przed uruchomieniem sprzedaży należy więc przygotować kompletny kalendarz obejmujący:
Błąd na tym etapie może doprowadzić do podwójnej sprzedaży tego samego terminu.
Zmiana operatora oznacza również zmianę infrastruktury technologicznej.
Dotychczasowa firma może wykorzystywać własny:
Nowy operator może pracować na zupełnie innych rozwiązaniach.
Dlatego migracja powinna obejmować nie tylko fizyczne przekazanie apartamentu, ale również prawidłową konfigurację systemów.
To szczególnie ważne.
Jeżeli stary operator nadal sprzedaje określone terminy, a nowy operator równocześnie uruchomi sprzedaż bez właściwej synchronizacji, może dojść do overbookingu.
Dlatego powinien istnieć jednoznacznie określony moment przejęcia odpowiedzialności za sprzedaż.
Zakres przekazywanych informacji zależy od umów i uprawnień, ale z punktu widzenia właściciela warto przygotować kompletną dokumentację dotyczącą nieruchomości.
Może obejmować:
Nowy operator powinien również przeprowadzić własny audyt nieruchomości.
Zmiana operatora jest dobrym momentem na ponowną ocenę apartamentu.
Warto sprawdzić:
Apartament, który kilka lat wcześniej był dobrze przygotowany do wynajmu, może dziś wymagać odświeżenia.
Jeżeli obecne zdjęcia są nieaktualne, słabe jakościowo albo nie pokazują obecnego standardu apartamentu, zmiana operatora może być dobrym momentem na przygotowanie nowej sesji.
Zdjęcia mają bezpośredni wpływ na pierwsze wrażenie gościa.
Nie warto więc traktować ich jako elementu drugorzędnego.
Zmiana operatora nie powinna oznaczać wyłącznie przeniesienia dotychczasowego cennika.
Nowy operator powinien przeanalizować:
Dopiero na tej podstawie można przygotować strategię Revenue Management.
Nie automatycznie.
Niska cena może przyspieszyć sprzedaż, ale może również oznaczać niewykorzystanie potencjału nieruchomości.
Decyzja powinna zależeć od:
Celem nie jest maksymalizacja liczby rezerwacji za wszelką cenę.
Celem jest możliwie dobry wynik finansowy.
Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie nowego operatora jeszcze przed zakończeniem dotychczasowej współpracy, oczywiście w granicach wynikających z obowiązującej umowy.
Można wcześniej przygotować:
Dzięki temu moment pomiędzy zakończeniem jednej współpracy i rozpoczęciem kolejnej może zostać ograniczony.
Zmiana operatora obejmuje również bardzo praktyczne kwestie.
Trzeba ustalić przekazanie:
Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie protokołu przekazania.
Przy zakończeniu współpracy warto porównać stan apartamentu z wcześniejszym protokołem.
Pozwala to sprawdzić:
Nowy operator powinien wiedzieć dokładnie, w jakim stanie przejmuje nieruchomość.
Przed definitywnym zakończeniem współpracy właściciel powinien otrzymać przejrzyste rozliczenie.
Powinno ono pozwolić ustalić:
Szczególnej uwagi wymagają rezerwacje dokonane przed zakończeniem współpracy, ale realizowane później.
Nie należy oceniać nowego operatora wyłącznie na podstawie pierwszych kilku tygodni.
Zmiana może wpływać na:
Dlatego wyniki powinny być analizowane w odpowiednim kontekście.
Najprostsze porównanie przychodów może prowadzić do błędnych wniosków.
Jeżeli jeden operator zarządzał apartamentem w sierpniu, a drugi w listopadzie, porównanie nominalnych wyników będzie miało niewielką wartość.
Znacznie lepiej sprawdzić:
Dopiero taki zestaw pozwala ocenić, czy zmiana rzeczywiście poprawiła sposób zarządzania nieruchomością.
Jeden słabszy miesiąc nie musi oznaczać złego zarządzania.
Może prowadzić do problemów z terminem zakończenia współpracy lub przyszłymi rezerwacjami.
Gość nie powinien odczuć skutków zmiany operatora.
Trzeba wiedzieć, co stanie się z ofertami i historią kont.
Może prowadzić do podwójnych rezerwacji.
Utrudnia późniejsze ustalenie stanu wyposażenia.
Niższa prowizja nie oznacza automatycznie wyższego wyniku dla właściciela.
Przed podpisaniem kolejnej umowy warto zapytać:
Odpowiedzi powinny być konkretne.
Dobrze przygotowany proces można uporządkować następująco:
1. Analiza wyników dotychczasowego operatora
2. Sprawdzenie umowy
3. Weryfikacja przyszłych rezerwacji
4. Ustalenie zasad zakończenia współpracy
5. Wybór nowego operatora
6. Audyt apartamentu
7. Ustalenie sposobu obsługi istniejących rezerwacji
8. Przygotowanie ofert i systemów
9. Przekazanie kluczy i dokumentacji
10. Synchronizacja kalendarza
11. Uruchomienie sprzedaży przez nowego operatora
12. Kontrola pierwszych wyników
Takie podejście ogranicza ryzyko chaosu operacyjnego.
Proces przejęcia powinien rozpocząć się od analizy sytuacji konkretnej nieruchomości.
Znaczenie mają zarówno warunki dotychczasowej umowy, jak i przyszłe rezerwacje, kanały sprzedaży, stan apartamentu oraz dane dotyczące dotychczasowych wyników.
Kolejnym etapem jest przygotowanie nieruchomości do funkcjonowania w nowym modelu zarządzania.
W profesjonalnym zarządzaniu istotne są nie tylko codzienne operacje, ale również analiza:
W Solarento technologia i narzędzia wspierające analizę danych są łączone z Revenue Management, marketingiem oraz codzienną pracą zespołu.
Dla właściciela najważniejsze powinno być nie samo przejście od jednego operatora do drugiego, lecz odpowiedź na pytanie:
czy nowy model zarządzania może poprawić sposób wykorzystania potencjału apartamentu?
Zmiana operatora apartamentu może być dobrym rozwiązaniem, ale powinna być przeprowadzona jak proces biznesowy, a nie spontaniczna decyzja.
Najpierw należy sprawdzić wyniki dotychczasowego operatora na tle rynku. Następnie przeanalizować umowę, przyszłe rezerwacje, kanały OTA, kalendarz, rozliczenia i kwestie operacyjne.
Dopiero wtedy można przygotować przejęcie nieruchomości przez nowego operatora.
Najważniejszym celem jest zachowanie ciągłości sprzedaży oraz obsługi już pozyskanych gości.
Dobrze przygotowana zmiana operatora powinna więc przebiegać według zasady:
analiza → decyzja → przygotowanie → migracja → uruchomienie sprzedaży → pomiar wyników.
Tak, ale możliwość i termin zakończenia współpracy zależą od zapisów zawartej umowy. Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić okres wypowiedzenia i obowiązki stron.
Zależy to od umowy, kanału, w którym dokonano rezerwacji, oraz sposobu organizacji sprzedaży. Każdą przyszłą rezerwację należy uwzględnić w planie zmiany operatora.
Nie należy zakładać automatycznego przeniesienia opinii. Zależy to od platformy, konta, na którym działa oferta, oraz sposobu przeprowadzenia zmiany.
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich przypadków. Zależy to od konstrukcji dotychczasowej oferty, platformy i modelu współpracy z operatorem.
Najlepiej porównać obłożenie, ADR, RevPAR oraz tempo rezerwacji z odpowiednim benchmarkiem rynkowym. Warto również ocenić raportowanie, jakość obsługi i przejrzystość rozliczeń.
Nie. Wynik właściciela zależy zarówno od kosztów zarządzania, jak i przychodów generowanych przez apartament. Operator z wyższym wynagrodzeniem może być ekonomicznie korzystniejszy, jeżeli osiąga odpowiednio lepsze wyniki.
Nie istnieje jeden najlepszy miesiąc. Kluczowe jest zaplanowanie zmiany z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia, istniejących rezerwacji, sezonowości i momentu uruchomienia sprzedaży przez nowego operatora.
Zależy to od warunków umowy, liczby przyszłych rezerwacji, przygotowania apartamentu, konfiguracji systemów oraz kanałów sprzedaży. Proces powinien być zaplanowany tak, aby możliwie ograniczyć przerwę w sprzedaży.
Materiał został przygotowany przez zespół Solarento jako część cyklu edukacyjnego dla właścicieli apartamentów i inwestorów zainteresowanych profesjonalnym zarządzaniem najmem krótkoterminowym.
Treść ma charakter informacyjny. Szczegółowe zasady zakończenia współpracy z operatorem wynikają z konkretnej umowy oraz zasad stosowanych przez poszczególne platformy sprzedażowe.
Zanim podejmiesz decyzję, warto przeanalizować dotychczasowe wyniki nieruchomości, warunki umowy oraz sposób przejęcia przyszłych rezerwacji.
Skontaktuj się z Solarento i sprawdź możliwości profesjonalnego zarządzania swoim apartamentem.
Pozwól, że się do Ciebie odezwiemy – wypełnij formularz kontaktowy
Jak wybrać operatora najmu krótkoterminowego?
Umowa z operatorem apartamentu
Koszt zarządzania apartamentem
Jak sprawdzić, czy operator dobrze zarządza apartamentem?
Raport miesięczny od operatora
Współpraca z operatorem krok po kroku
Revenue Management
Dynamic pricing
PMS
Channel Manager
Obłożenie / Occupancy Rate
ADR / Average Daily Rate
RevPAR
Benchmarking
Booking Window
Pickup i pace
Length of Stay / średnia długość pobytu
