Zmiana operatora apartamentu nie powinna być decyzją podejmowaną po jednym słabszym miesiącu. Najem krótkoterminowy podlega sezonowości, zmianom popytu i wahaniom cen, dlatego wyniki trzeba analizować w dłuższym okresie i porównywać z rynkiem. Są jednak sytuacje, w których właściciel powinien sprawdzić, czy obecny model zarządzania rzeczywiście wykorzystuje potencjał jego nieruchomości.
Sygnałem ostrzegawczym może być nie tylko niskie obłożenie. Równie istotne są ADR, RevPAR, tempo napływu rezerwacji, sposób zarządzania ceną, jakość raportowania, opinie gości, komunikacja z operatorem oraz przejrzystość rozliczeń.
Jeżeli właściciel zdecyduje się na zmianę operatora, proces powinien zostać zaplanowany tak, aby nie doprowadzić do utraty istniejących rezerwacji, przerwy w sprzedaży lub problemów z dostępnością apartamentu.
Zmianę operatora warto rozważyć, gdy:
Przed wypowiedzeniem umowy należy jednak sprawdzić jej warunki, przyszłe rezerwacje oraz sposób funkcjonowania ofert w kanałach sprzedaży.
Nie.
Apartament może osiągnąć słabszy wynik z wielu powodów niezależnych od operatora. Znaczenie mają między innymi sezon, lokalizacja, pogoda, kalendarz wydarzeń, zachowania turystów, konkurencja i ogólna sytuacja popytowa.
Dlatego pojedynczy wynik należy analizować w kontekście.
Jeżeli apartament osiągnął 45% obłożenia, a porównywalny rynek 30%, sytuacja wygląda inaczej niż wtedy, gdy konkurencyjne obiekty osiągały 65%.
Najważniejsze pytanie brzmi więc nie:
„Czy obłożenie jest wysokie?”
ale:
„Jak wynik apartamentu wygląda na tle porównywalnego rynku?”
Occupancy Rate pokazuje, jaka część dostępnych dób została sprzedana.
Sam wskaźnik nie wystarcza jednak do oceny operatora.
Apartament nad morzem może mieć bardzo wysokie obłożenie w sierpniu i znacznie niższe w listopadzie. Nie oznacza to automatycznie pogorszenia jakości zarządzania.
Dlatego obłożenie należy porównywać z:
To benchmarking pozwala właściwie interpretować wynik.
ADR, czyli Average Daily Rate, pokazuje średnią cenę sprzedanej doby.
Operator może osiągać bardzo wysokie obłożenie dzięki niskim cenom. Kalendarz wygląda wtedy atrakcyjnie, ale właściciel niekoniecznie osiąga optymalny wynik.
Z drugiej strony zbyt wysoka cena może ograniczać liczbę rezerwacji.
Dlatego profesjonalne zarządzanie wymaga znalezienia równowagi pomiędzy ceną i obłożeniem.
RevPAR łączy informacje o cenie i wykorzystaniu dostępności.
W uproszczeniu:
RevPAR = ADR × obłożenie
Jeżeli ADR wynosi 400 zł, a obłożenie 70%, RevPAR wynosi 280 zł.
Dzięki temu wskaźnikowi można lepiej ocenić efektywność wykorzystania dostępnych dób niż poprzez analizę samego obłożenia.
Booking Window pokazuje, z jakim wyprzedzeniem goście dokonują rezerwacji.
To ważne przy ocenie sytuacji w przyszłym kalendarzu.
Jeżeli apartament ma niewiele rezerwacji na termin oddalony o dwa miesiące, nie musi to jeszcze oznaczać problemu, jeśli goście w danej lokalizacji zwykle rezerwują znacznie bliżej daty przyjazdu.
Operator powinien znać strukturę Booking Window i uwzględniać ją przy podejmowaniu decyzji cenowych.
Pickup pokazuje, ile nowych rezerwacji pojawiło się w określonym czasie.
Pace pozwala analizować tempo sprzedaży i porównywać je z wcześniejszym okresem lub odpowiednim benchmarkiem.
Dzięki temu można wcześniej zauważyć, czy sprzedaż przyspiesza, czy zwalnia.
Operator powinien reagować na te informacje, a nie czekać do końca miesiąca, aby stwierdzić, że wynik był słaby.
Length of Stay określa długość pobytu gościa.
Ma ona znaczenie dla ekonomiki najmu.
Duża liczba bardzo krótkich rezerwacji może oznaczać więcej zmian gości, sprzątań i działań operacyjnych.
Z kolei zbyt restrykcyjne wymagania dotyczące minimalnej długości pobytu mogą ograniczać sprzedaż.
Operator powinien dostosowywać politykę długości pobytu do sezonu, popytu i charakterystyki lokalizacji.
Cennik apartamentu nie powinien być ustalany raz na kilka miesięcy.
Popyt zmienia się dynamicznie.
Na ceny wpływają między innymi:
Dlatego jednym z elementów profesjonalnego zarządzania jest dynamic pricing.
Samo korzystanie z systemu automatycznie zmieniającego ceny nie wystarcza. Narzędzie powinno być częścią szerszej strategii Revenue Management.
Revenue Management to znacznie więcej niż zmiana ceny.
Operator powinien analizować dane i podejmować decyzje dotyczące między innymi:
Właściciel powinien być w stanie uzyskać odpowiedź na pytanie, dlaczego cena jego apartamentu wynosi dziś określoną kwotę.
Jeżeli strategii nie można wyjaśnić, warto dokładniej przyjrzeć się sposobowi zarządzania.
Raport operatora nie powinien ograniczać się do jednej liczby pokazującej kwotę przelewu.
Właściciel powinien otrzymywać dane pozwalające zrozumieć wynik.
Warto analizować między innymi:
Jeszcze większą wartość ma raport pokazujący wynik w kontekście rynku i wcześniejszych okresów.
Właściciel powinien rozumieć, w jaki sposób powstało miesięczne rozliczenie.
Powinien wiedzieć:
Jeżeli rozliczenie wymaga każdorazowego wyjaśniania podstawowych pozycji, warto ustalić z operatorem bardziej przejrzysty model raportowania.
Nie wszystkie problemy wynikają z ceny.
Warto sprawdzić:
Oferta przygotowana kilka lat wcześniej może wymagać aktualizacji.
Operator powinien regularnie oceniać również ten element sprzedaży.
Apartament powinien być dostępny w kanałach odpowiednich dla jego lokalizacji i grupy docelowej.
W zarządzaniu wielokanałowym istotną rolę odgrywa Channel Manager, który pomaga synchronizować ceny i dostępność.
Brak właściwej synchronizacji może prowadzić do błędów, a nawet podwójnych rezerwacji.
Nowoczesne zarządzanie najmem krótkoterminowym korzysta z wielu narzędzi.
Należą do nich między innymi:
Technologia nie jest jednak celem samym w sobie.
Dla właściciela liczy się to, czy pomaga operatorowi podejmować lepsze decyzje i sprawniej obsługiwać apartament.
Opinie są źródłem informacji nie tylko dla przyszłych klientów.
Są również narzędziem kontroli jakości.
Jeżeli w recenzjach regularnie pojawiają się te same problemy, na przykład dotyczące czystości, kontaktu, wyposażenia czy procesu zameldowania, operator powinien je identyfikować i eliminować.
Pojedyncza negatywna opinia może się zdarzyć każdemu obiektowi.
Powtarzający się problem wymaga reakcji.
Jeżeli wyniki budzą wątpliwości, pierwszym krokiem nie musi być wypowiedzenie umowy.
Warto poprosić operatora o:
Profesjonalny operator powinien potrafić odpowiedzieć na takie pytania na podstawie danych.
Decyzję warto poważnie rozważyć, gdy problemy są trwałe i mimo rozmów nie następuje poprawa.
Przykładowe sygnały to:
wyniki stale słabsze od porównywalnego rynku
brak strategii Revenue Management
brak przejrzystego raportowania
powtarzające się problemy operacyjne
brak reakcji na opinie gości
niejasne rozliczenia
słaba komunikacja
brak działań naprawczych mimo wskazywanych problemów
W takim przypadku właściciel może rozpocząć analizę alternatywnych operatorów.
Przed podjęciem formalnych działań należy wrócić do podpisanej umowy.
Szczególnie ważne są:
Warunki mogą być różne w poszczególnych umowach.
To jeden z najważniejszych elementów zmiany operatora.
W momencie zakończenia współpracy apartament może mieć rezerwacje na kolejne tygodnie lub miesiące.
Trzeba ustalić:
Nie należy automatycznie anulować istniejących rezerwacji.
Sposób postępowania zależy od umowy, kanału sprzedaży oraz zasad konkretnej platformy.
Trzeba sprawdzić, na jakim koncie funkcjonuje oferta.
Może być ona prowadzona:
Ma to znaczenie dla dalszego funkcjonowania oferty, historii sprzedaży i opinii.
Nie należy zakładać, że wszystkie elementy oferty można automatycznie przenieść do nowego operatora.
Opinie gości są ważnym aktywem sprzedażowym.
Nie można jednak przyjąć, że po zmianie operatora zawsze zostaną zachowane lub przeniesione.
Zależy to między innymi od platformy, konfiguracji konta i sposobu funkcjonowania konkretnej oferty.
Dlatego tę kwestię należy wyjaśnić przed zakończeniem współpracy.
Nowy operator powinien przeprowadzić audyt nieruchomości.
Warto sprawdzić:
Następnie można przygotować nową strategię sprzedaży.
Jednym z największych ryzyk podczas zmiany operatora jest równoczesna sprzedaż tych samych terminów przez dwa niezależne systemy.
Dlatego trzeba dokładnie określić moment, w którym dotychczasowy operator kończy sprzedaż, a nowy ją rozpoczyna.
Kalendarze powinny zostać prawidłowo zsynchronizowane.
Nie istnieje jedna uniwersalna odpowiedź.
Zmiana tuż przed okresem wysokiego popytu może być bardziej wymagająca, szczególnie jeżeli kalendarz zawiera wiele przyszłych rezerwacji.
Z drugiej strony odkładanie decyzji przez wiele miesięcy wyłącznie ze względu na sezon również nie zawsze jest uzasadnione.
Najważniejsze są:
Po zmianie nie należy porównywać wyłącznie nominalnego przychodu.
Sierpnia nie można bezpośrednio zestawić z listopadem, podobnie jak okresu świątecznego ze zwykłym tygodniem poza sezonem.
Lepszym rozwiązaniem jest analiza:
Takie podejście pozwala ocenić zmianę operatora na podstawie danych, a nie wyłącznie odczuć.
1. Przeanalizuj wyniki obecnego operatora.
2. Porównaj je z rynkiem.
3. Poproś o wyjaśnienie i plan działań.
4. Sprawdź warunki umowy.
5. Zidentyfikuj wszystkie przyszłe rezerwacje.
6. Sprawdź status ofert i kont OTA.
7. Wybierz nowego operatora.
8. Ustal harmonogram przekazania.
9. Przeprowadź audyt apartamentu.
10. Przekaż klucze, dokumentację i informacje operacyjne.
11. Zsynchronizuj kalendarze i systemy.
12. Uruchom nową sprzedaż.
13. Monitoruj pierwsze wyniki względem rynku.
Przejęcie apartamentu od innego operatora powinno rozpocząć się od analizy sytuacji konkretnej nieruchomości.
Znaczenie mają lokalizacja, dotychczasowe wyniki, istniejące rezerwacje, sposób dystrybucji, stan oferty oraz warunki zakończenia wcześniejszej współpracy.
W zarządzaniu nieruchomością Solarento wykorzystuje analizę danych, Revenue Management, dynamic pricing oraz rozwiązania technologiczne wspierające sprzedaż i codzienną obsługę.
Celem nie jest samo zwiększenie liczby rezerwacji. Istotne jest zarządzanie relacją pomiędzy ceną, obłożeniem i przychodem oraz porównywanie wyników z odpowiednim rynkiem.
Zmiana operatora apartamentu może być uzasadniona, jeżeli obecny model zarządzania przez dłuższy czas nie przynosi oczekiwanych rezultatów, a operator nie potrafi wyjaśnić wyników lub przedstawić skutecznego planu działania.
Decyzja powinna jednak opierać się na danych.
Warto przeanalizować obłożenie, ADR, RevPAR, benchmarking, Booking Window, pickup, pace i Length of Stay. Należy również ocenić raportowanie, rozliczenia, jakość obsługi gości oraz sposób zarządzania ceną.
Jeżeli decyzja o zmianie zostanie podjęta, najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie procesu.
Dobry proces zmiany operatora powinien chronić trzy rzeczy: istniejące rezerwacje, ciągłość sprzedaży i doświadczenie gościa.
Zmianę warto rozważyć, gdy problemy mają charakter trwały, wyniki są słabsze od porównywalnego rynku, a operator nie potrafi przedstawić przekonującej analizy i planu poprawy.
Nie. Obłożenie należy porównywać z odpowiednim rynkiem oraz analizować razem z ADR i RevPAR.
Możliwość i sposób przeprowadzenia zmiany zależą od umowy oraz warunków konkretnych rezerwacji i kanałów sprzedaży. Wszystkie przyszłe pobyty należy przeanalizować przed zakończeniem współpracy.
Nie ma jednej zasady dla wszystkich przypadków. Znaczenie mają umowa, kanał rezerwacji, sposób przyjęcia płatności i zasady platformy.
Nie należy tego zakładać. Zależy to od platformy, struktury konta i sposobu publikacji oferty.
Najlepiej porównywać nie tylko prowizję, ale również obłożenie, ADR, RevPAR, wyniki względem rynku, jakość raportowania, technologię, zakres obsługi i całkowity koszt współpracy.
Nie można tego stwierdzić na podstawie samej prowizji. Dla właściciela istotny jest wynik pozostający po uwzględnieniu przychodów, kosztów i wynagrodzenia operatora.
Kluczowe jest przygotowanie pełnej listy przyszłych rezerwacji, ustalenie odpowiedzialności za ich realizację oraz skoordynowanie momentu zakończenia i uruchomienia sprzedaży.
Materiał został przygotowany przez zespół Solarento w ramach cyklu edukacyjnego dla właścicieli apartamentów i inwestorów zainteresowanych profesjonalnym zarządzaniem najmem krótkoterminowym.
Treść ma charakter informacyjny. Szczegółowe zasady zakończenia współpracy wynikają z konkretnej umowy oraz regulaminów właściwych kanałów sprzedaży.
Pragniesz porozmawiać o współpracy? Zapraszamy do wypełnienia danych kontaktowych a nasz Zespół niezwłocznie się skontaktuje: FORMULARZ KONTAKTOWY
