Oddanie apartamentu w zarządzanie operatorowi nie oznacza wyłącznie przekazania kluczy i oczekiwania na pierwsze rezerwacje. Profesjonalne uruchomienie najmu krótkoterminowego obejmuje przygotowanie nieruchomości, konfigurację sprzedaży, ustalenie strategii cenowej, publikację ofert, obsługę gości, Revenue Management oraz raportowanie wyników.
Dla właściciela ważne jest więc nie tylko to, ile kosztuje zarządzanie apartamentem, ale również co operator robi od momentu podpisania umowy do pierwszego rozliczenia.
Współpraca z operatorem apartamentu najczęściej obejmuje kilka etapów:
Dobrze zorganizowany onboarding ma znaczenie, ponieważ błędy popełnione na początku mogą później wpływać na widoczność oferty, opinie gości, poziom cen i liczbę rezerwacji.
Współpraca powinna rozpocząć się od poznania nieruchomości i oczekiwań właściciela.
Operator powinien zebrać podstawowe informacje dotyczące:
Jeżeli apartament był już wcześniej wynajmowany, szczególnie cenne są dane historyczne.
Można przeanalizować między innymi:
Pozwala to lepiej ocenić punkt wyjścia.
Nie każdy apartament powinien być zarządzany w identyczny sposób.
Operator powinien uwzględnić charakter nieruchomości.
Apartament nad morzem może mieć zupełnie inną strukturę popytu niż lokal w Warszawie czy Wrocławiu.
Znaczenie mają między innymi:
Na tej podstawie można rozpocząć budowę strategii sprzedaży.
Przed rozpoczęciem współpracy właściciel powinien dokładnie zapoznać się z umową.
Szczególną uwagę warto zwrócić na:
Cena usługi jest ważna, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru operatora.
Ostatecznie dla właściciela najważniejszy jest wynik po uwzględnieniu kosztów oraz jakość obsługi nieruchomości.
Po podpisaniu umowy operator powinien dokładnie sprawdzić nieruchomość.
Audyt może obejmować:
Celem jest wykrycie problemów jeszcze przed pierwszą rezerwacją.
Znacznie łatwiej poprawić niedziałającą lampę czy brakujące wyposażenie przed przyjazdem gościa niż reagować na negatywną opinię po pobycie.
Apartament przeznaczony do najmu krótkoterminowego powinien być przygotowany nie tylko estetycznie, ale również funkcjonalnie.
Gość oczekuje możliwości normalnego korzystania z nieruchomości od pierwszych minut pobytu.
Znaczenie mają między innymi:
Standard powinien odpowiadać segmentowi, w którym apartament będzie sprzedawany.
Zdjęcia są jednym z najważniejszych elementów oferty.
Gość nie może obejrzeć apartamentu przed dokonaniem rezerwacji.
Decyzję podejmuje przede wszystkim na podstawie:
Dobre zdjęcia powinny pokazywać rzeczywisty charakter nieruchomości.
Nie chodzi o stworzenie nierealistycznego obrazu, ale o możliwie atrakcyjne i czytelne zaprezentowanie produktu.
Opis powinien odpowiadać na najważniejsze pytania przyszłego gościa.
Warto wskazać:
Opis powinien również podkreślać rzeczywiste przewagi nieruchomości.
PMS, czyli Property Management System, pomaga operatorowi zarządzać rezerwacjami i operacjami.
W systemie mogą znajdować się między innymi:
Przy większej skali działalności ręczne zarządzanie rezerwacjami staje się coraz mniej efektywne.
Dlatego PMS jest jednym z podstawowych elementów infrastruktury profesjonalnego operatora.
Apartament może być dostępny jednocześnie w kilku kanałach sprzedaży.
Channel Manager synchronizuje między nimi:
Jeżeli gość zarezerwuje termin w jednym kanale, dostępność powinna zostać odpowiednio zaktualizowana również w pozostałych.
Pozwala to ograniczać ryzyko podwójnych rezerwacji.
Po przygotowaniu materiałów można rozpocząć dystrybucję.
W zależności od strategii operator może korzystać z:
Istotna jest nie tylko obecność w wielu kanałach.
Operator powinien również kontrolować rentowność poszczególnych źródeł sprzedaży.
Jednym z najważniejszych elementów startu jest ustalenie ceny.
Nie powinna ona wynikać wyłącznie z oczekiwań właściciela ani z prostego porównania z kilkoma ofertami widocznymi w internecie.
Operator powinien uwzględnić między innymi:
Cena startowa jest punktem wyjścia.
Później powinna być regularnie aktualizowana.
W najmie krótkoterminowym nie powinno się ustalać jednej ceny na cały miesiąc lub sezon.
Wartość tej samej doby może zmieniać się wraz z popytem.
Dynamic pricing umożliwia zmianę ceny w zależności od sytuacji.
Przykładowo cena może rosnąć, gdy:
Może spadać, gdy:
Dynamic pricing nie oznacza więc ciągłego obniżania cen.
Po uruchomieniu sprzedaży operator powinien obserwować reakcję rynku.
Pierwsze tygodnie mogą dostarczyć wielu informacji.
Warto sprawdzać:
Jeżeli sprzedaż znacząco odbiega od oczekiwań, strategia może wymagać korekty.
Zarządzanie nie kończy się w momencie uzyskania rezerwacji.
Gość może potrzebować informacji dotyczących:
Szybka i profesjonalna komunikacja wpływa na doświadczenie jeszcze przed rozpoczęciem pobytu.
Proces zameldowania powinien być możliwie prosty.
W zależności od obiektu może odbywać się:
Najważniejsze jest, aby gość wiedział wcześniej, gdzie ma się udać i w jaki sposób uzyska dostęp do apartamentu.
Problemy na tym etapie mogą negatywnie wpłynąć na ocenę całego pobytu.
Gość może zgłosić problem w dowolnym momencie.
Operator powinien posiadać procedury dotyczące między innymi:
Szybka reakcja może ograniczyć wpływ problemu na opinię gościa.
Po wyjeździe rozpoczyna się kolejny proces operacyjny.
Apartament należy:
Przy wysokim obłożeniu pomiędzy wyjazdem jednego gościa a przyjazdem kolejnego może być zaledwie kilka godzin.
Dlatego sprawna organizacja housekeeping ma duże znaczenie.
Po pobycie pojawia się możliwość uzyskania opinii.
Oceny mogą wpływać na:
Operator powinien monitorować opinie i analizować powtarzające się uwagi.
Negatywna opinia nie zawsze oznacza problem systemowy.
Jeżeli jednak kilku gości wskazuje tę samą wadę, warto zareagować.
Po uruchomieniu sprzedaży rozpoczyna się ciągły proces zarządzania przychodem.
Revenue Management obejmuje analizę między innymi:
Na podstawie tych informacji operator podejmuje decyzje dotyczące cen i ograniczeń sprzedażowych.
Nie wystarczy wiedzieć, ile rezerwacji znajduje się obecnie w kalendarzu.
Trzeba również obserwować tempo ich napływu.
Pickup pokazuje, ile nowych rezerwacji lub noclegów pojawiło się w określonym czasie.
Pace pozwala ocenić, czy sprzedaż przebiega szybciej czy wolniej niż w porównywalnym okresie.
Dzięki temu operator może reagować jeszcze przed rozpoczęciem analizowanego miesiąca.
Booking Window pokazuje, z jakim wyprzedzeniem goście dokonują rezerwacji.
To ważne przy ocenie przyszłego obłożenia.
Jeżeli goście w danej lokalizacji rezerwują relatywnie późno, pusty kalendarz na kilka miesięcy do przodu nie musi być powodem do obniżania cen.
Jeżeli natomiast typowe rezerwacje pojawiają się znacznie wcześniej, brak sprzedaży może wymagać analizy.
Po zakończeniu pierwszego pełnego okresu można przeprowadzić dokładniejszą analizę.
Warto sprawdzić:
Dopiero zestawienie kilku wskaźników daje pełniejszy obraz wyniku.
Właściciel powinien otrzymać czytelne podsumowanie.
Raport nie powinien ograniczać się do informacji:
„Apartament wygenerował X zł.”
Warto pokazać również:
Właściciel powinien rozumieć, z czego wynika osiągnięty rezultat.
Raport powinien prowadzić do przejrzystego rozliczenia.
Właściciel powinien wiedzieć:
Sposób kalkulacji powinien odpowiadać zasadom określonym wcześniej w umowie.
Zazwyczaj jeden miesiąc daje zbyt mało informacji do wyciągania daleko idących wniosków.
Na wynik wpływają:
Dlatego efektywność warto analizować w dłuższym okresie oraz w odniesieniu do odpowiedniego benchmarku.
Nowy apartament rozpoczyna sprzedaż bez historii.
Może nie posiadać:
Operator musi więc równocześnie budować historię sprzedaży i optymalizować strategię.
Nie oznacza to, że należy automatycznie stosować najniższe ceny.
Strategia startowa powinna uwzględniać zarówno potrzebę zdobycia pierwszych rezerwacji, jak i wartość nieruchomości.
Pierwsze dane powinny zostać wykorzystane do dalszej optymalizacji.
Operator może przeanalizować:
Dzięki temu strategia na kolejny okres może być bardziej precyzyjna.
Oddanie apartamentu operatorowi nie oznacza utraty kontroli nad inwestycją.
Właściciel powinien mieć możliwość monitorowania najważniejszych informacji.
Nie musi jednak codziennie zmieniać cen czy analizować każdej rezerwacji.
Dobrym modelem jest podział:
operator zarządza operacyjnie, a właściciel kontroluje wynik i jakość zarządzania.
Pomagają w tym:
Warto zapytać operatora:
To znacznie lepszy sposób oceny współpracy niż patrzenie wyłącznie na liczbę rezerwacji.
Właściciel może oczywiście zarządzać apartamentem samodzielnie.
Musi jednak wtedy przejąć odpowiedzialność za:
Przy jednym apartamencie jest to możliwe.
Pytanie brzmi jednak, ile czasu właściciel chce przeznaczyć na codzienną obsługę oraz czy posiada dane i narzędzia pozwalające efektywnie zarządzać ceną.
Współczesne zarządzanie najmem coraz częściej wykorzystuje:
Technologia nie zastępuje operatora.
Pozwala jednak szybciej analizować dużą liczbę danych i automatyzować powtarzalne procesy.
Przy większym portfelu nieruchomości staje się szczególnie istotna.
Dobry onboarding powinien prowadzić od nieruchomości, która jest gotowa technicznie, do produktu przygotowanego do profesjonalnej sprzedaży.
Można go przedstawić jako prosty proces:
umowa → audyt → przygotowanie → zdjęcia → oferta → systemy → ceny → dystrybucja → pierwsze rezerwacje → obsługa → Revenue Management → raport → rozliczenie
Każdy z tych etapów wpływa na późniejszy wynik.
Pierwsi goście mogą szybko wygenerować słabe opinie.
Cena powinna wynikać ze strategii, a nie intuicji.
Nawet dobry apartament może być słabo sprzedawany, jeżeli oferta nie prezentuje jego zalet.
Zwiększa ryzyko problemów z dostępnością.
Właściciel nie jest w stanie ocenić jakości zarządzania.
Krótki okres może nie uwzględniać sezonowości i pełnego Booking Window.
Profesjonalne zarządzanie najmem krótkoterminowym wymaga połączenia sprzedaży, operacji, technologii oraz analizy danych.
W obiektach zarządzanych przez Solarento istotne jest nie tylko pozyskanie rezerwacji, ale również bieżąca analiza wyników i dostosowywanie strategii do sytuacji rynkowej.
Znaczenie mają między innymi:
Właściciel powinien otrzymywać informacje pozwalające ocenić zarówno osiągnięty wynik, jak i kierunek, w którym rozwija się sprzedaż.
Współpraca z operatorem apartamentu to proces znacznie szerszy niż publikacja oferty na portalu rezerwacyjnym.
Obejmuje:
Dla właściciela najważniejsze jest, aby cały proces był transparentny.
Powinien wiedzieć:
co operator robi, jak zarządza cenami, jakie wyniki osiąga i w jaki sposób je mierzy.
Profesjonalna współpraca nie polega więc na tym, że właściciel przestaje interesować się apartamentem.
Polega na tym, że nie musi samodzielnie wykonywać codziennej pracy operacyjnej, a jednocześnie zachowuje możliwość kontroli swojej inwestycji.
Proces zwykle zaczyna się od analizy nieruchomości, ustalenia zakresu współpracy i podpisania umowy. Następnie operator przygotowuje apartament oraz jego ofertę do sprzedaży.
Nie ma jednego terminu dla każdej nieruchomości. Czas zależy między innymi od stanu apartamentu, potrzebnego wyposażenia, przygotowania zdjęć, konfiguracji systemów i kanałów sprzedaży.
Może odpowiadać między innymi za audyt apartamentu, przygotowanie oferty, dystrybucję, zarządzanie ceną, obsługę rezerwacji, kontakt z gośćmi, sprzątanie i raportowanie.
Zależy to od lokalizacji, terminu uruchomienia, sezonu, ceny, konkurencji i Booking Window. Nie można wskazać jednego okresu właściwego dla wszystkich apartamentów.
W profesjonalnym modelu operator zwykle odpowiada za Revenue Management i dynamic pricing w zakresie określonym w umowie z właścicielem.
Termin powinien wynikać z umowy. Właściciel powinien otrzymać przejrzyste zestawienie przychodów, kosztów i kwoty wynikającej z przyjętego modelu rozliczeń.
Warto analizować obłożenie, ADR, RevPAR, tempo rezerwacji, benchmarking, raportowanie oraz jakość obsługi nieruchomości.
Zwykle nie. Wynik jednego miesiąca może być silnie uzależniony od sezonowości, momentu uruchomienia oferty, wydarzeń i sytuacji rynkowej.
Materiał został przygotowany przez zespół Solarento jako część cyklu edukacyjnego dla właścicieli apartamentów oraz inwestorów zainteresowanych profesjonalnym zarządzaniem najmem krótkoterminowym.
Jak wybrać operatora najmu krótkoterminowego?
Umowa z operatorem apartamentu. Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem?
Ile kosztuje zarządzanie apartamentem na wynajem krótkoterminowy?
Jak sprawdzić, czy operator dobrze zarządza apartamentem?
Jak powinien wyglądać dobry raport miesięczny od operatora apartamentu?
Revenue Management w najmie krótkoterminowym
Dynamic pricing w najmie krótkoterminowym
PMS w najmie krótkoterminowym
Channel Manager
Obłożenie apartamentu / Occupancy Rate
ADR, czyli Average Daily Rate
RevPAR
Booking Window
Pickup i pace
Length of Stay / średnia długość pobytu
Porozmawiajmy o współpracy FORMULARZ KONTAKTOWY
