Umowa z operatorem apartamentu powinna jasno określać nie tylko wysokość wynagrodzenia za zarządzanie, ale również:
Największym błędem jest ocenianie umowy wyłącznie przez pryzmat wysokości prowizji.
Dobra umowa powinna przede wszystkim jasno określać, kto za co odpowiada, jak liczony jest wynik właściciela i w jaki sposób można zweryfikować jakość zarządzania.
Oddanie apartamentu w profesjonalne zarządzanie oznacza przekazanie operatorowi odpowiedzialności za znaczną część procesu wynajmu.
W zależności od modelu współpracy operator może odpowiadać między innymi za:
Umowa powinna dokładnie opisywać te czynności.
Im mniej precyzyjny dokument, tym większe ryzyko późniejszych nieporozumień.
Pierwszym elementem powinna być odpowiedź na pytanie:
Co dokładnie operator robi w ramach swojego wynagrodzenia?
Samo określenie „zarządzanie apartamentem” jest zbyt szerokie.
Warto sprawdzić, czy współpraca obejmuje między innymi:
Im dokładniej opisany zakres, tym łatwiej później ocenić realizację umowy.
Warto sprawdzić, jakie kanały sprzedaży może wykorzystywać operator.
Najem krótkoterminowy może być prowadzony poprzez:
Właściciel powinien wiedzieć, czy operator prowadzi dystrybucję wielokanałową i w jaki sposób synchronizuje kalendarze.
Brak odpowiednich narzędzi może zwiększać ryzyko błędów, w tym podwójnych rezerwacji.
To jeden z najważniejszych punktów umowy.
Jeżeli właściciel wybiera profesjonalnego operatora, powinien wiedzieć, kto odpowiada za strategię cenową.
Możliwe są różne modele:
W profesjonalnym Revenue Management ceny powinny reagować na:
Zbyt sztywne ograniczenia cenowe mogą zmniejszać zdolność operatora do reagowania na zmiany popytu.
Właściciel powinien dokładnie rozumieć sposób naliczania opłaty.
Najważniejsze jest ustalenie:
od jakiej podstawy liczona jest prowizja.
Może to być na przykład:
Nie należy zakładać, że każda firma używa dokładnie tej samej definicji.
Dlatego zapis powinien być jednoznaczny.
Niska prowizja może wyglądać atrakcyjnie.
Nie zawsze jednak oznacza niższy całkowity koszt.
Warto sprawdzić, czy dodatkowo płatne są:
Dopiero suma wszystkich kosztów pozwala porównać oferty operatorów.
Portale OTA pobierają wynagrodzenie za pośrednictwo w sprzedaży.
Umowa powinna określać, w jaki sposób te koszty wpływają na rozliczenie właściciela.
Ważne jest przede wszystkim, aby właściciel rozumiał przepływ środków:
rezerwacja → koszty sprzedaży → koszty operacyjne → wynagrodzenie operatora → rozliczenie właściciela.
Przejrzysty model ogranicza późniejsze nieporozumienia.
To jeden z częściej występujących kosztów operacyjnych.
Warto sprawdzić:
W apartamencie o dużej liczbie krótkich pobytów koszty związane ze zmianą gości mogą mieć większe znaczenie niż w lokalu z długim Average Length of Stay.
Umowa powinna określać zasady dotyczące:
Warto sprawdzić, czy koszty te są częścią podstawowej obsługi czy są rozliczane dodatkowo.
W trakcie wynajmu pojawiają się usterki.
Może przestać działać:
Operator powinien mieć procedurę reagowania na takie sytuacje.
Umowa może wskazywać również kwotę, do której operator może podjąć naprawę bez dodatkowej zgody właściciela.
Dzięki temu niewielka usterka nie musi blokować sprzedaży apartamentu przez kilka dni.
Inaczej należy traktować naprawy wymagające większych wydatków.
Właściciel powinien wiedzieć:
Przejrzyste zasady są szczególnie istotne przy awariach mających wpływ na możliwość dalszego wynajmu.
To jeden z najważniejszych elementów współpracy.
W umowie lub standardzie obsługi warto określić:
Dobry raport powinien prezentować nie tylko przychód.
Warto analizować również:
Dzięki temu właściciel może oceniać nie tylko końcowe rozliczenie, ale również jakość zarządzania.
Coraz ważniejszym elementem profesjonalnego zarządzania jest dostęp właściciela do informacji.
Panel może umożliwiać podgląd między innymi:
Dzięki temu właściciel nie musi za każdym razem kontaktować się z operatorem w celu uzyskania podstawowej informacji.
Umowa powinna jednoznacznie określać:
Warto zwrócić uwagę na różnicę pomiędzy:
Dla wielu inwestorów apartament ma podwójną funkcję.
Ma generować przychód, ale właściciel czasami chce korzystać z niego prywatnie.
Umowa powinna określać:
To szczególnie ważne w szczycie sezonu.
Każdy dzień zablokowany przez właściciela jest dniem niedostępnym do sprzedaży.
Ma to duże znaczenie, jeżeli pobyt przypada na:
Właściciel powinien rozumieć, że kilkudniowy pobyt w najbardziej atrakcyjnym terminie może mieć nieproporcjonalnie duży wpływ na roczny wynik.
Nie istnieje jeden właściwy okres dla każdego modelu współpracy.
Warto jednak zwrócić uwagę na:
Właściciel powinien dokładnie wiedzieć, jak długo będzie związany umową.
To jeden z zapisów, które warto przeczytać szczególnie dokładnie.
Trzeba sprawdzić:
Ważne jest również ustalenie, co dzieje się z rezerwacjami przypadającymi już po zakończeniu współpracy.
To bardzo praktyczny problem.
Załóżmy, że współpraca kończy się 31 października, ale operator wcześniej pozyskał rezerwację na Boże Narodzenie.
Kto ma ją obsłużyć?
Kto otrzymuje płatność?
Kto odpowiada za kontakt z gościem?
Takie sytuacje powinny zostać uregulowane wcześniej.
To istotne zwłaszcza po zakończeniu współpracy.
Oferta może posiadać:
Warto ustalić, na czyim koncie prowadzona jest sprzedaż i co dzieje się z ofertą po zakończeniu umowy.
Opinie są istotnym aktywem sprzedażowym.
Sytuacja może wyglądać różnie w zależności od sposobu konfiguracji oferty oraz zasad konkretnej platformy.
Dlatego jeszcze przed podpisaniem umowy warto wiedzieć:
Nie należy zakładać, że historia opinii zawsze automatycznie przejdzie do kolejnego operatora.
W praktyce skuteczny dynamic pricing wymaga możliwości szybkiego reagowania.
Jeżeli każda zmiana ceny musi być zatwierdzona przez właściciela, reakcja na popyt może być opóźniona.
Z drugiej strony właściciel powinien rozumieć strategię operatora.
Dobrym rozwiązaniem jest jasne określenie zasad i odpowiedzialności, zamiast konieczności akceptowania każdej pojedynczej zmiany.
Właściciel może chcieć zabezpieczyć się przed sprzedażą apartamentu zbyt tanio.
Cena minimalna wydaje się prostym rozwiązaniem.
Może jednak ograniczać możliwość reagowania w terminach o bardzo słabym popycie.
Jeżeli noc pozostanie pusta, jej potencjału nie można odzyskać następnego dnia.
Dlatego ewentualne limity cenowe powinny uwzględniać charakter rynku i sezonowość.
Do takich zapisów i deklaracji warto podchodzić ostrożnie.
Najem krótkoterminowy podlega wielu czynnikom, których operator nie kontroluje w pełni.
Należą do nich:
Operator może profesjonalnie zarządzać sprzedażą i ceną.
Nie może jednak sprawić, że popyt rynkowy przestanie mieć znaczenie.
W umowie nie zawsze trzeba wpisywać konkretne cele wynikowe.
Właściciel powinien jednak wiedzieć, jak będzie oceniał współpracę.
Pomocne są między innymi:
Samo obłożenie jest niewystarczające.
Operator może osiągnąć bardzo wysoką sprzedaż poprzez nadmierne obniżanie cen.
Jeżeli posiada wiarygodne dane porównawcze, jest to duża wartość.
Załóżmy, że apartament osiągnął 40% obłożenia.
Sama liczba niewiele mówi.
Jeżeli porównywalny rynek osiągnął 30%, wynik może być bardzo dobry.
Jeżeli rynek osiągnął 60%, należy sprawdzić przyczynę różnicy.
Dlatego benchmarking pomaga ocenić pracę operatora w kontekście realnego popytu.
Warto poprosić o informacje dotyczące:
Można również sprawdzić:
Nie należy oceniać operatora wyłącznie na podstawie prezentacji sprzedażowej.
Dobrym punktem wyjścia jest lista:
Odpowiedzi na te pytania często mówią o jakości współpracy więcej niż sama wysokość prowizji.
Załóżmy, że jeden operator pobiera niższą prowizję, ale osiąga niższy ADR i słabiej zarządza obłożeniem.
Drugi pobiera wyższe wynagrodzenie, ale dzięki lepszemu Revenue Management generuje wyższy przychód.
Dla właściciela najważniejszy powinien być wynik po wszystkich kosztach.
Nie sama prowizja.
Dlatego warto analizować:
ile pozostaje właścicielowi, a nie wyłącznie ile pobiera operator.
Operator A:
Operator B:
Nie można automatycznie stwierdzić, że Operator A jest korzystniejszy.
Trzeba policzyć finalny wynik właściciela.
Właściciel powinien rozumieć dokument, który podpisuje.
Szczególnie ważne są definicje:
Jeżeli sposób rozliczenia nie jest jasny przed podpisaniem, po rozpoczęciu współpracy problem prawdopodobnie będzie jeszcze większy.
Szczególną uwagę warto zwrócić, gdy:
Nie musi to automatycznie oznaczać złej oferty, ale wymaga dokładnego wyjaśnienia przed podpisaniem dokumentu.
Profesjonalne zarządzanie apartamentem wymaga połączenia operacji, technologii, sprzedaży i analizy danych.
W modelu operatorskim znaczenie mają nie tylko bieżące rezerwacje, ale również:
Właściciel powinien mieć możliwość zrozumienia, jak jego nieruchomość jest zarządzana i z czego wynika osiągany rezultat.
Transparentność jest jednym z podstawowych elementów długoterminowej współpracy.
Przed podpisaniem umowy z operatorem apartamentu nie należy patrzeć wyłącznie na wysokość prowizji.
Trzeba sprawdzić:
Dobra umowa powinna być przede wszystkim przejrzysta.
Właściciel powinien dokładnie wiedzieć:
co robi operator, ile kosztuje współpraca, jak będzie mierzony wynik i co stanie się w przypadku zakończenia umowy.
To znacznie ważniejsze niż wybór oferty wyłącznie na podstawie najniższej prowizji.
Przede wszystkim na zakres usług, sposób naliczania wynagrodzenia, dodatkowe koszty, raportowanie, zasady ustalania cen, długość umowy i okres wypowiedzenia.
Na rynku funkcjonują różne modele rozliczeń. Sama wysokość prowizji nie wystarcza do porównania ofert. Trzeba sprawdzić podstawę jej naliczania oraz zakres usług.
Jeżeli odpowiada za Revenue Management, powinien mieć możliwość reagowania na zmiany popytu. Zasady zarządzania ceną powinny jednak być jasno uzgodnione z właścicielem.
Zależy to od zapisów umowy. Należy sprawdzić zasady zgłaszania pobytów właścicielskich i ich wpływ na istniejące rezerwacje.
Powinna to dokładnie określać umowa. Jest to jeden z ważniejszych zapisów dotyczących zakończenia współpracy.
Nie zawsze. Ważniejszy jest końcowy wynik właściciela po uwzględnieniu przychodu, wszystkich kosztów i jakości zarządzania.
Warto analizować nie tylko przychód, ale również obłożenie, ADR, RevPAR, benchmarking, tempo sprzedaży oraz jakość raportowania.
Artykuł ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed podpisaniem konkretnej umowy właściciel powinien zapoznać się z jej pełną treścią, a w przypadku istotnych wątpliwości rozważyć konsultację prawną.
Materiał został przygotowany przez zespół Solarento jako część cyklu edukacyjnego dla właścicieli apartamentów i inwestorów zainteresowanych profesjonalnym zarządzaniem najmem krótkoterminowym.
ciekawe teksty dla właścicieli apartamentów
