Najważniejsze informacje
Koszt zarządzania apartamentem na wynajem krótkoterminowy zależy przede wszystkim od zakresu usług, modelu rozliczeń, lokalizacji nieruchomości oraz tego, które obowiązki przejmuje operator.
Przy porównywaniu ofert operatorów nie należy patrzeć wyłącznie na wysokość prowizji. Znacznie ważniejsze jest to, co właściciel otrzymuje w zamian i jaki wynik finansowy pozostaje mu po wszystkich kosztach.
Profesjonalne zarządzanie może obejmować między innymi:
- sprzedaż i dystrybucję oferty,
- dynamiczne zarządzanie cenami,
- Revenue Management,
- obsługę rezerwacji,
- kontakt z gośćmi,
- organizację sprzątania,
- obsługę techniczną,
- zarządzanie opiniami,
- raportowanie wyników,
- marketing,
- wykorzystanie systemów PMS i Channel Manager,
- rozwijanie rezerwacji bezpośrednich.
Dlatego dwóch operatorów pobierających różne wynagrodzenie może ostatecznie zapewnić właścicielowi zupełnie inne wyniki.
Ile kosztuje zarządzanie apartamentem?
Nie istnieje jedna uniwersalna cena zarządzania apartamentem na wynajem krótkoterminowy.
Operatorzy stosują różne modele rozliczeń. Wynagrodzenie może mieć formę prowizji od przychodów, opłaty stałej albo modelu łączącego kilka elementów.
Na wysokość kosztów mogą wpływać:
- lokalizacja apartamentu,
- standard nieruchomości,
- wielkość obiektu,
- zakres świadczonych usług,
- model obsługi gości,
- zakres działań marketingowych,
- sposób organizacji sprzątania i serwisu technicznego.
Dlatego porównywanie ofert wyłącznie na podstawie jednego procentu może prowadzić do błędnych wniosków.
Co właściwie robi operator apartamentu?
Właściciel może samodzielnie opublikować ofertę na portalu rezerwacyjnym. Profesjonalne zarządzanie zaczyna się jednak znacznie wcześniej i obejmuje zdecydowanie więcej działań.
Operator powinien zarządzać całym procesem związanym z komercyjnym wykorzystaniem nieruchomości.
Można go podzielić na kilka podstawowych obszarów.
1. Sprzedaż apartamentu
Pierwszym zadaniem operatora jest pozyskiwanie rezerwacji.
Obejmuje to między innymi:
- przygotowanie oferty,
- publikację w odpowiednich kanałach,
- zarządzanie dostępnością,
- aktualizowanie warunków sprzedaży,
- optymalizację prezentacji nieruchomości.
Samo umieszczenie apartamentu w popularnym serwisie rezerwacyjnym nie jest jeszcze profesjonalną strategią sprzedaży.
2. Zarządzanie cenami
Cena apartamentu powinna zmieniać się wraz z sytuacją na rynku.
Wpływają na nią między innymi:
- sezonowość,
- dzień tygodnia,
- wydarzenia,
- aktualny popyt,
- tempo napływu rezerwacji,
- dostępność konkurencji,
- wyprzedzenie rezerwacji.
Profesjonalny operator wykorzystuje te informacje do prowadzenia polityki cenowej.
Dynamic pricing jest jednym z narzędzi Revenue Management, którego celem jest osiąganie możliwie najlepszego wyniku z dostępnego potencjału apartamentu.
3. Obsługa rezerwacji
Każda rezerwacja oznacza szereg procesów operacyjnych.
Należy:
- potwierdzić pobyt,
- przekazać gościowi odpowiednie informacje,
- przygotować apartament,
- skoordynować zameldowanie,
- reagować na pytania,
- rozwiązywać ewentualne problemy,
- przygotować lokal dla kolejnych osób.
Przy większej liczbie nieruchomości procesy te wymagają odpowiedniej technologii i procedur.
4. Kontakt z gośćmi
Gość może potrzebować pomocy przed przyjazdem, podczas pobytu oraz po jego zakończeniu.
Pytania dotyczą między innymi:
- dojazdu,
- parkingu,
- zameldowania,
- wyposażenia,
- Wi-Fi,
- atrakcji w okolicy,
- problemów technicznych.
Szybkość i jakość komunikacji mają bezpośredni wpływ na doświadczenie klienta oraz późniejsze opinie.
5. Organizacja sprzątania
Po każdym pobycie apartament musi zostać odpowiednio przygotowany dla kolejnego gościa.
Operator odpowiada za organizację procesu, który może obejmować:
- sprzątanie,
- wymianę pościeli i ręczników,
- kontrolę wyposażenia,
- uzupełnianie braków,
- zgłaszanie usterek,
- kontrolę jakości.
W szczycie sezonu czas pomiędzy wymeldowaniem jednego gościa a przyjazdem kolejnego może być bardzo krótki. Właśnie wtedy sprawność operacyjna ma szczególne znaczenie.
6. Obsługa techniczna
Awaria zamka, brak ciepłej wody czy problem ze sprzętem AGD nie może czekać do końca tygodnia.
Operator powinien posiadać procedury umożliwiające szybką reakcję.
Dla właściciela oznacza to ograniczenie konieczności osobistego zajmowania się bieżącymi problemami nieruchomości.
7. Zarządzanie opiniami
Po zakończeniu pobytu relacja z gościem się nie kończy.
Opinie wpływają na:
- wiarygodność oferty,
- decyzje kolejnych klientów,
- reputację nieruchomości,
- jej konkurencyjność.
Operator powinien monitorować recenzje, odpowiadać na nie i analizować powtarzające się uwagi.
8. Technologia
Profesjonalne zarządzanie większym portfelem apartamentów nie powinno opierać się na ręcznie prowadzonym arkuszu i kilku kalendarzach.
Operatorzy wykorzystują między innymi:
- PMS,
- Channel Manager,
- systemy dynamic pricing,
- automatyzację komunikacji,
- narzędzia analityczne,
- systemy raportowania.
Technologia pozwala ograniczać błędy, automatyzować powtarzalne zadania i analizować większą liczbę danych.
9. Raportowanie właścicielowi
Właściciel powinien wiedzieć, jakie wyniki osiąga jego nieruchomość.
Profesjonalny raport może obejmować między innymi:
- przychód,
- liczbę sprzedanych dób,
- obłożenie,
- ADR,
- RevPAR,
- długość pobytu,
- strukturę rezerwacji.
Sam przelew na konto nie jest raportem z zarządzania.
Właściciel powinien mieć możliwość zrozumienia, skąd bierze się wynik jego apartamentu.
10. Marketing i rozwój sprzedaży bezpośredniej
Operator może również inwestować w rozwój własnej marki oraz kanałów sprzedaży.
Obejmuje to między innymi:
- stronę internetową,
- SEO,
- content marketing,
- kampanie reklamowe,
- komunikację z wcześniejszymi gośćmi,
- działania zwiększające udział rezerwacji bezpośrednich.
Dzięki temu sprzedaż nie musi zależeć wyłącznie od jednej platformy OTA.
Prowizja operatora czy wynik dla właściciela? Co jest ważniejsze?
To kluczowe pytanie podczas porównywania ofert.
Wyobraźmy sobie dwóch operatorów.
Operator A pobiera niższą prowizję, ale osiąga słabszy przychód.
Operator B pobiera wyższą prowizję, ale dzięki lepszej strategii sprzedaży, zarządzaniu cenami i dystrybucji generuje wyższy wynik.
W takim przypadku niższa prowizja nie musi oznaczać większego zysku dla właściciela.
Dlatego należy analizować wynik netto pozostający właścicielowi, a nie wyłącznie procent wynagrodzenia operatora.
Przykład: dlaczego sama prowizja może wprowadzać w błąd?
Poniższy przykład jest wyłącznie ilustracją mechanizmu, a nie cennikiem Solarento.
Załóżmy dwa identyczne apartamenty.
Pierwszy operator generuje 10 000 zł przychodu i pobiera 15% wynagrodzenia.
Po odjęciu samej prowizji pozostaje 8 500 zł.
Drugi generuje 12 000 zł przychodu i pobiera 20%.
Po odjęciu samej prowizji pozostaje 9 600 zł.
Mimo wyższej stawki procentowej drugi model pozostawia w tym uproszczonym przykładzie właścicielowi o 1 100 zł więcej.
Nie oznacza to, że wyższa prowizja jest automatycznie lepsza. Pokazuje jedynie, dlaczego prowizji nie należy analizować bez przychodu i pozostałych kosztów.
Jak porównywać oferty operatorów?
Jakie dodatkowe koszty należy sprawdzić?
Przed podpisaniem umowy warto ustalić, które wydatki są zawarte w wynagrodzeniu operatora, a które rozliczane oddzielnie.
Pytania powinny dotyczyć między innymi:
- sprzątania,
- prania,
- materiałów eksploatacyjnych,
- serwisu technicznego,
- prowizji platform rezerwacyjnych,
- działań marketingowych,
- sesji fotograficznej,
- dodatkowych usług dla gości.
Nie oznacza to, że wszystkie te elementy powinny być zawarte w jednej prowizji.
Najważniejsze jest, aby zasady były jasno opisane.
Najtańszy operator nie zawsze jest najtańszy
To jedna z najważniejszych zasad przy wyborze firmy zarządzającej.
Niska prowizja może wyglądać atrakcyjnie w ofercie, ale jeżeli operator:
- słabo zarządza cenami,
- nie analizuje danych,
- ma ograniczoną dystrybucję,
- nie rozwija sprzedaży bezpośredniej,
- reaguje zbyt wolno na zmiany popytu,
różnica w przychodach może być większa niż oszczędność wynikająca z niższej prowizji.
Podobnie wysoka prowizja sama w sobie nie jest dowodem wysokiej jakości.
Trzeba porównywać efekty.
Ile powinien zarabiać operator apartamentu?
Nie istnieje jedna stawka, którą można uznać za właściwą dla każdego apartamentu.
Znacznie lepiej zadać inne pytanie:
Jaki wynik operator jest w stanie wygenerować dla właściciela i jakie obowiązki przejmuje w ramach swojego wynagrodzenia?
To przesuwa rozmowę z ceny usługi na jej rzeczywistą wartość.
Jak ocenić, czy koszt zarządzania się opłaca?
Właściciel powinien porównać przynajmniej cztery elementy:
1. Przychód
Ile nieruchomość generuje dzięki przyjętej strategii?
2. Wszystkie koszty
Ile rzeczywiście kosztuje zarządzanie, dystrybucja i obsługa?
3. Wynik właściciela
Ile pozostaje po rozliczeniu uzgodnionych kosztów?
4. Zakres przejętych obowiązków
Ile czasu i pracy właściciel oszczędza dzięki operatorowi?
Dopiero takie zestawienie pozwala ocenić rzeczywisty koszt usługi.
Czy można samemu zarządzać apartamentem i nie płacić operatorowi?
Tak.
Właściciel może samodzielnie prowadzić najem krótkoterminowy.
Wtedy musi jednak przejąć zadania związane ze sprzedażą, cenami, rezerwacjami, komunikacją, sprzątaniem, awariami, opiniami i rozliczeniami.
Trzeba również uwzględnić koszt własnego czasu oraz narzędzi wykorzystywanych do prowadzenia sprzedaży.
Dlatego porównanie „operator kosztuje, a samodzielne zarządzanie jest bezpłatne” nie pokazuje całego obrazu.
Kiedy profesjonalne zarządzanie ma największy sens?
Współpraca z operatorem może być szczególnie interesująca dla właścicieli, którzy:
- mieszkają daleko od apartamentu,
- nie chcą samodzielnie obsługiwać gości,
- posiadają kilka nieruchomości,
- traktują apartament jako inwestycję,
- oczekują aktywnego Revenue Management,
- chcą ograniczyć własne zaangażowanie operacyjne.
Ostateczna decyzja powinna jednak wynikać z indywidualnej kalkulacji.
O co zapytać operatora przed podpisaniem umowy?
Warto zadać przynajmniej następujące pytania:
- Co dokładnie obejmuje wynagrodzenie?
- Jakie koszty są rozliczane dodatkowo?
- Jak ustalane są ceny apartamentu?
- Czy operator wykorzystuje dynamic pricing?
- Jakie kanały sprzedaży wykorzystuje?
- Jak wygląda raportowanie?
- Kto odpowiada za kontakt z gośćmi?
- Jak organizowane jest sprzątanie?
- Jak rozwiązywane są awarie?
- Jak operator mierzy efektywność zarządzania?
Dopiero po uzyskaniu odpowiedzi warto porównywać oferty.
Jak Solarento podchodzi do zarządzania?
W Solarento profesjonalne zarządzanie apartamentami jest traktowane jako proces obejmujący znacznie więcej niż samo pozyskiwanie rezerwacji.
Obejmuje ono połączenie sprzedaży, zarządzania cenami, analizy danych, technologii oraz bieżącej obsługi nieruchomości i gości.
Takie podejście pozwala analizować efektywność apartamentu nie tylko przez pryzmat liczby rezerwacji, ale także przychodów, obłożenia, ADR, RevPAR oraz zmian zachodzących na lokalnym rynku.
Podsumowanie
Koszt zarządzania apartamentem na wynajem krótkoterminowy nie powinien być oceniany wyłącznie przez pryzmat wysokości prowizji operatora.
Znacznie ważniejsze są zakres świadczonych usług, jakość zarządzania oraz wynik, który ostatecznie pozostaje właścicielowi.
Dlatego zamiast pytać wyłącznie:
„Ile procent pobiera operator?”
warto zapytać:
„Co otrzymuję za tę prowizję i jaki wynik pozostanie mi po wszystkich kosztach?”
To znacznie lepszy punkt wyjścia do porównania operatorów i wyboru modelu zarządzania apartamentem.
FAQ
Ile kosztuje zarządzanie apartamentem na wynajem krótkoterminowy?
Nie ma jednej uniwersalnej ceny. Koszt zależy od modelu rozliczeń, lokalizacji, standardu nieruchomości oraz zakresu usług świadczonych przez operatora.
Jak operator rozlicza się z właścicielem?
Na rynku stosowane są różne modele, między innymi prowizja od przychodów, wynagrodzenie stałe lub rozwiązania łączące kilka elementów. Szczegóły powinny wynikać z umowy.
Czy warto wybrać operatora z najniższą prowizją?
Nie należy kierować się wyłącznie prowizją. Należy porównać zakres usług, osiągane wyniki, wszystkie dodatkowe koszty oraz kwotę pozostającą właścicielowi.
Za co pobierana jest prowizja operatora?
W zależności od umowy może obejmować między innymi sprzedaż, zarządzanie cenami, obsługę rezerwacji i gości, koordynację sprzątania, raportowanie, marketing oraz wykorzystanie technologii.
Czy samodzielne zarządzanie apartamentem jest tańsze?
Może ograniczyć koszt wynagrodzenia operatora, ale wymaga czasu, wiedzy, dostępności oraz ponoszenia kosztów części narzędzi i usług. Dlatego należy porównać pełne koszty obu modeli.
Co jest ważniejsze: prowizja operatora czy przychód?
Oba parametry trzeba analizować łącznie. Dla właściciela najważniejszy jest ostateczny wynik ekonomiczny po uwzględnieniu kosztów oraz zakresu świadczonych usług.
O materiale
Materiał został przygotowany przez zespół Solarento na podstawie doświadczeń związanych z profesjonalnym zarządzaniem najmem krótkoterminowym. Jego celem jest pomoc właścicielom w świadomym porównywaniu modeli współpracy z operatorami apartamentów.
Posiadasz apartament i pragniesz zmienić operatora?
Zostaw kontakt a nasz Zespół odezwie się niezwłocznie: https://www.solarento.com/uslugi-dla-wlascicieli/najem-krotkoterminowy/